Splošno

Dne 25. 5. 2018 je začela veljati Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: GDPR), ki je postavila enotna pravila za varstvo osebnih podatkov. Novi Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), ki je začel veljati 26. 1. 2023, pa ureja vsebinska in postopkovna vprašanja glede varstva osebnih podatkov.

Namen dokumenta Politika varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce in zaposlene ter druge osebe, ki sodelujejo z Krajevno skupnostjo Šempas o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

Varovanje osebnih podatkov in hramba

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo skladno z ZVOP-2 in GDPR, je Krajevna skupnost Šempas. Krajevna skupnost Šempas v skladu z GDPR in veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) zagotavlja ustrezno varovanje in zavarovanje osebnih podatkov.

Krajevna skupnost Šempas zbira in obdeluje osebne podatke le:

• če gre za izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
• če je obdelava nujna za opravljanja naloge v javnem interesu ali pri   izvajanju javne oblasti, dodeljene Krajevna skupnost Šempas z zakonom,
• če gre za sklepanje in izvajanje pogodb ali
• če gre za nujne primere za zaščito življenjskih interesov posameznika.

Izjemoma Krajevna skupnost Šempas obdeluje osebne podatke na podlagi privolitve oziroma samostojne odločitve posameznika, da osebne podatke razkrije javnemu sektorju ali se osebni podatki pridobijo iz javnega vira oziroma drug zakonit ali običajen način, če ne gre za izvrševanje oblastvenih nalog ali pristojnosti javnega sektorja glede odločanja o človekovih pravicah, temeljnih svoboščinah ali obveznostih posameznikov. Zbirke, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk, ki nastanejo pri izvrševanju zakonskih nalog ali pristojnosti javnega sektorja.

Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog, je Zakon o lokalni samoupravi (21. člen). Med drugimi zakoni, ki so podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov, so še npr. Stanovanjski zakon, Zakon o urejanju prostora (ZUreP-3), Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) itd.

Vaše osebne podatke varno shranjujemo in smo v ta namen sprejeli vse varnostne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred izgubo, zlorabo in nedovoljenim spreminjanjem. Vaših podatkov ne bomo posredovali tretjim osebam v obsegu, ki presega zakonsko dovoljene okvire ali vaše soglasje oz. privolitev. Vaši osebni podatki se bodo hranili do vašega preklica oz. le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, za katerega so se zbirali. Če ni določen rok hrambe ali če poteče rok hrambe, ki je določen za hrambo osebnih podatkov, se osebni podatki blokirajo ali izbrišejo v skladu z zahtevami GDPR.

Svojo privolitev, ki ste jo podali v zvezi z uporabo ali obdelavo vaših osebnih podatkov, lahko kadarkoli prekličete. V ta namen nam lahko vaš zahtevek kadarkoli pošljete na e-mail ali navadno pošto.

Pravice posameznika

Vaše osebne podatke običajno Krajevna skupnost Šempas pridobi na podlagi vaše vloge za pridobitev različnih dovoljenj ali uveljavljanje pravic, ki so v pristojnosti Krajevna skupnost Šempas. V posameznih primerih pa jih Krajevna skupnost Šempas (običajno za izvajanje javnih nalog) pridobi tudi iz drugih virov.

Vsak posameznik ima pravico do preklica privolitve, pravico do vpogleda in informiranosti glede lastnih osebnih podatkov, popravka in dopolnitve, omejitve obdelave ali izbrisa osebnih podatkov, pravico do prenosljivosti, in sicer tako, da nas o tem obvesti pisno po pošti ali preko elektronske pošte . Posameznik lahko poda ugovor v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov na naslov Krajevne skupnost Šempas. Posameznik pa lahko ugovor zoper obdelavo njegovih osebnih podatkov poda tudi neposredno pristojnemu nadzornemu organu, tj. Informacijskemu pooblaščencu Republike Slovenije.

Uporabniki vaših podatkov

Obdelava vaših osebnih podatkov je strogo omejena na obdelavo tistih zaposlenih v Krajevna skupnost Šempas, ki vaše osebne podatke nujno potrebujejo za izvajanje delovnih nalog. V določenih primerih vaše osebne podatke obdelujejo pogodbeni obdelovalci (s katerimi ima Krajevna skupnost Šempas sklenjeno pisno pogodbo), pristojni državni organi in nosilci javnih pooblastil v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti ter druge osebe, ki imajo zakonsko podlago za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov.

Krajevna skupnost Šempas lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki varstva osebnih podatkov.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi običajno sodeluje krajevno skupnostjo Šempas, so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku;
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook itd.).

Rok hrambe vaših podatkov

Osebni podatki se lahko hranijo za obdobje, ki je določeno v posamezni evidenci o dejavnostih obdelav osebnih podatkov. Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo področni predpisi in klasifikacijski načrt Krajevne skupnosti Šempas. Če roki hrambe niso posebej zakonsko predpisani, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti, hramba omejena na najkrajše možno obdobje. Po preteku roka hrambe se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Ravnanje v primeru kršitev

V primeru kršitev varstva osebnih podatkov bo Krajevna skupnost Šempas nemudoma izvedla vse notranje in zunanje ukrepe (tehnične, organizacijske) za zaščito pravic in interesov posameznika, vsakega od prizadetih pa bo o tem obvestila ter o tem seznanila pristojni nadzorni organ v Republiki Sloveniji tj. Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana.

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.